AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL Y AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Fundamento: artículos 14, 15 y 29 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, en adelante, la “Ley”.
Empresa responsable: [RAZÓN SOCIAL].
Domicilio de la empresa: [DOMICILIO COMPLETO].
Correo electrónico para asuntos de datos personales, derechos ARCO, limitación de uso y revocación del consentimiento: [CORREO ELECTRÓNICO].
Fecha de actualización y versión: [FECHA Y VERSIÓN].
1. Responsable y presentación previa del aviso. La empresa identificada al inicio de este documento, en adelante, el “Responsable”, decide sobre el tratamiento de sus datos personales para agendar y controlar visitas a oficinas e ingresos de proveedores para entrega o recolección de mercancías, así como para la seguridad relacionada con dichas visitas. Fundamento: artículos 2, fracciones XIV y XVI, 13, 14 y 15 de la Ley. Este aviso estará disponible antes de habilitar formularios, recibir documentos, solicitar permisos de cámara o ubicación o conectar cuentas digitales. Las autorizaciones correspondientes se formalizarán antes de iniciar las capturas respectivas. La consulta del aviso no constituye por sí misma consentimiento para esos tratamientos. Fundamento: artículos 7, 8, 14 y 16 de la Ley. La conexión necesaria para mostrar el portal puede implicar la recepción de dirección IP, fecha y hora de conexión y datos técnicos de sesión y navegador. Su tratamiento se limitará a entregar el contenido solicitado, mantener la sesión y proteger el servicio. No se utilizarán para publicidad, seguimiento entre sitios ni elaboración de perfiles. No se activarán herramientas adicionales de rastreo o análisis sin informar previamente sus características y obtener el consentimiento que corresponda. Fundamento: artículos 5, 6, 12, 14 y 18 de la Ley.
Este aviso corresponde únicamente al Responsable identificado al inicio. Su pertenencia a un grupo empresarial no concede a las demás empresas acceso automático ni autorización para utilizar sus datos con fines propios. Fundamento: artículos 5, 6 y 13 de la Ley.
2. Datos personales que podrán recabarse. Según las características de su visita y después de obtener las autorizaciones aplicables, podremos recabar las siguientes categorías de información. Fundamento: artículos 2, fracción V, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
a) Identificación: nombre completo, empresa de procedencia, fotografía y, cuando sea necesario para verificar identidad, tipo de identificación oficial, autoridad emisora, folio y vigencia. No se utilizarán otros elementos del documento, como CURP, domicilio, firma o códigos de lectura, salvo que se informe previamente su necesidad concreta y se cumplan los requisitos legales correspondientes. Fundamento: artículos 5, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
b) Contacto: teléfono celular; teléfono fijo particular o laboral y extensión; correo electrónico personal o laboral; domicilio particular, laboral o para correspondencia y sus componentes; identificadores de servicios de mensajería; nombre de usuario o dirección de perfiles de redes sociales; y nombre, correo e identificador de cuenta Google u otro proveedor de identidad, cuando usted elija utilizarlo. Fundamento: artículos 5, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
c) Cita y acceso: instalación de destino, persona o área visitada, motivo, fecha, horario, folio y registros de entrada y salida; para proveedores, información de la entrega o recolección relacionada con el ingreso. Fundamento: artículos 5, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
d) Conducción y vehículo: fotografía de licencia con nombre, fotografía, categoría y vigencia; fotografía de tarjeta de circulación con los datos necesarios para identificar el vehículo; placas, marca, modelo, color, número de serie cuando sea necesario y características relacionadas con la autorización de ingreso. Fundamento: artículos 5, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
e) Seguro vehicular: fotografía de póliza, aseguradora, número de póliza, vigencia, vehículo asegurado y cobertura necesaria para verificar las condiciones de ingreso. Se excluirán datos bancarios, primas y demás información que no resulte necesaria. Fundamento: artículos 5, 7, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
f) Geolocalización: coordenadas del dispositivo y fecha y hora de la captura puntual autorizada. Fundamento: artículos 7, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
g) Seguridad social: nombre, número de seguridad social, condición de vigencia, unidad médica de adscripción cuando resulte necesaria y fecha de emisión del comprobante IMSS, con las restricciones establecidas en la cláusula 4. Fundamento: artículos 5, 8, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
h) Videovigilancia: imagen, apariencia física, desplazamientos y acciones visibles en las zonas vigiladas; fecha, hora y lugar de captación; e imágenes de vehículo y placas cuando sean captadas por CCTV. Fundamento: artículos 7, 12 y 15, fracción II, de la Ley.
i) Autorización y seguridad del portal: decisiones de consentimiento, fecha, hora, versión del aviso, evidencia de autenticación y datos técnicos estrictamente necesarios para la operación y protección del servicio descritos en la cláusula 1. Fundamento: artículos 7, 8, 13 y 18 de la Ley.
3. Medios de contacto y cuentas digitales. No será necesario proporcionar todos los medios de contacto. El portal señalará cuál es indispensable y cuáles son opcionales. El domicilio únicamente se solicitará cuando exista una necesidad concreta relacionada con la identificación o gestión del ingreso. Los perfiles sociales, identificadores de mensajería y cuentas digitales serán opcionales. Fundamento: artículos 5, 6 y 12 de la Ley. Los medios proporcionados se utilizarán exclusivamente para identificación, autenticación elegida por usted y comunicaciones operativas de la visita. No solicitaremos contraseñas de otros servicios ni acceso a correos, conversaciones, contactos, archivos o publicaciones privadas. No investigaremos sus perfiles ni utilizaremos su contenido para evaluar su vida privada. Fundamento: artículos 6, 11 y 12 de la Ley. Si elige conectar una cuenta digital, antes de la conexión se mostrarán en el propio portal los datos concretos que se recibirán y los permisos solicitados. La autorización no concederá acceso general a la cuenta ni facultará para actuar en su nombre. Fundamento: artículos 7, 14 y 16 de la Ley.
4. Proporcionalidad y datos sensibles. Sólo solicitaremos información necesaria para su modalidad de ingreso. Los documentos vehiculares corresponderán a quienes ingresen con vehículo y la licencia a quienes lo conduzcan. Se permitirá ocultar o excluir datos innecesarios antes de enviar las imágenes. Si éstos se reciben accidentalmente, se excluirán o eliminarán cuando proceda. Fundamento: artículos 5, 6 y 12 de la Ley. El comprobante IMSS no será un requisito general para todos los visitantes. Antes de solicitarlo, se informará en el mismo portal la razón concreta relacionada con las actividades y riesgos de la visita y qué datos resultan indispensables para facilitar la coordinación de atención ante un accidente. Si basta verificar la vigencia sin conservar la imagen, se registrará únicamente el resultado necesario y no se conservará el documento. Fundamento: artículos 5, 8 y 12 de la Ley. El número de seguridad social y la condición de vigencia no constituyen por sí mismos un diagnóstico. Cualquier información que revele condiciones de salud se tratará como sensible; por precaución, el comprobante completo recibirá protección reforzada. No solicitaremos diagnósticos, expedientes clínicos ni información de beneficiarios ajenos a la visita. Fundamento: artículos 2, fracción VI, 8 y 12 de la Ley. Antes de recibir el comprobante, se formalizará la autorización específica incluida en este documento mediante un mecanismo de autenticación que permita vincular la decisión con su titular y conservar evidencia íntegra de su voluntad. La selección de una casilla sin elementos de atribución no será considerada, por sí sola, acreditación suficiente del consentimiento escrito. Fundamento: artículos 7 y 8 de la Ley. La falta de afiliación al IMSS no se considerará falta de aptitud ni condicionará la atención de una emergencia. Las fotografías y videograbaciones no se utilizarán para reconocimiento facial ni para generar plantillas biométricas. Fundamento: artículos 5, 6 y 12 de la Ley.
5. Finalidades exclusivas. Sus datos se utilizarán exclusivamente para registrar, programar, confirmar, modificar o cancelar citas y enviar comunicaciones operativas. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
a) Verificar su identidad y gestionar la autorización, entrada, permanencia y salida de las instalaciones. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
b) Identificar conductores y vehículos y verificar documentación y cobertura aplicables al ingreso. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
c) Coordinar el acceso de proveedores para entrega o recolección de mercancías. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
d) Confirmar puntualmente su ubicación cuando sea necesario para coordinar su llegada o validar su presencia en el acceso. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
e) Proteger a las personas y bienes mediante el control de accesos y videovigilancia. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
f) Detectar, documentar, esclarecer y atender incidentes de acceso o seguridad relacionados con la visita. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
g) Facilitar la coordinación de atención ante accidentes relacionados con la visita. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12 y 15, fracción III, de la Ley.
h) Acreditar las autorizaciones y mantener la operación y seguridad del portal. Fundamento: artículos 5, 6, 11, 12, 13 y 18 de la Ley.
No realizaremos publicidad, comercialización, prospección, investigación de perfiles sociales ni difusión pública de su información. No existen finalidades secundarias comerciales. Cualquier finalidad adicional requerirá cumplir previamente las obligaciones de información y consentimiento aplicables. Fundamento: artículos 6 y 11 de la Ley.
6. Cámara del dispositivo y geolocalización. Después de obtener su autorización, el portal solicitará acceso a la cámara del dispositivo únicamente para las fotografías documentales aplicables y acceso a la ubicación para una captura puntual. Antes de cada solicitud se indicará su propósito. No realizaremos seguimiento continuo ni grabación de recorridos o acceso permanente a la cámara del dispositivo. Fundamento: artículos 7, 12, 14 y 16 de la Ley.
Los permisos del dispositivo son independientes del consentimiento para tratar datos. Puede rechazarlos o desactivarlos para impedir nuevas capturas. Ello no elimina automáticamente información obtenida lícitamente. Si una captura indispensable no puede realizarse, se indicará qué validación queda pendiente y podrá solicitar una alternativa mediante el correo del Responsable declarado al inicio. Fundamento: artículos 7 y 12 de la Ley.
7. Videovigilancia dentro del inmueble. El inmueble cuenta con CCTV en accesos y áreas comunes, operativas y de circulación. Podrá captarse su imagen y, cuando corresponda, la de su vehículo y placas durante su permanencia en el campo de visión de las cámaras. Este tratamiento es independiente de la cámara de su dispositivo. Fundamento: artículos 7, 12, 14 y 16 de la Ley. El Responsable colocará señalización visible y pondrá a disposición este aviso completo antes de las zonas de captación. Conforme al esquema de autorización establecido en este documento, se obtendrá su consentimiento antes de ingresar al campo de visión de las cámaras, también cuando acuda sin registro previo. La ubicación y orientación de los equipos deberán permitir cumplir esta secuencia. Fundamento: artículos 7, 14 y 16 de la Ley. Las cámaras se limitarán a espacios necesarios y proporcionales para las finalidades informadas. No se instalarán en sanitarios, vestidores ni espacios destinados a la intimidad. No se grabará audio ni se realizará reconocimiento facial. Fundamento: artículos 5, 6 y 12 de la Ley. Las imágenes serán consultadas únicamente por personas autorizadas que necesiten acceso para las finalidades descritas. No se permitirá su difusión pública, extracción para fines personales ni consulta por curiosidad o motivos ajenos a la seguridad de la visita. Fundamento: artículos 13, 18 y 20 de la Ley.
8. Datos indispensables y libertad de decisión. Antes de solicitar información, el portal distinguirá campos indispensables y opcionales y explicará la consecuencia de no proporcionar los primeros. La negativa a entregar datos opcionales no impedirá tramitar la visita. No se exigirá información excesiva o ajena a su finalidad. Fundamento: artículos 5, 6, 7 y 12 de la Ley. Si no autoriza la videovigilancia, podrá solicitar una alternativa de atención antes de entrar a las zonas vigiladas mediante los contactos del Responsable declarados al inicio. Si no existe una alternativa viable y la captación resulta necesaria y proporcional para la seguridad, se le informará la limitación correspondiente. Fundamento: artículos 7 y 12 de la Ley. Las autorizaciones se presentarán sin selección previa y se aplicarán sólo a los tratamientos correspondientes. Las excepciones legales al consentimiento no se presumirán ni se aplicarán de manera general: deberán actualizarse y documentarse sus requisitos. Fundamento: artículos 7, 8 y 9 de la Ley.
9. Acceso por prestadores y transferencias. El personal autorizado y los prestadores que operen el portal, alojamiento, soporte, acceso o CCTV por cuenta del Responsable tratarán la información conforme a sus instrucciones, con obligaciones de seguridad y confidencialidad y sin utilizarla para fines propios. Fundamento: artículos 2, fracciones XII y XX, 13 y 20 de la Ley. Si una empresa del grupo presta soporte por cuenta del Responsable, su acceso estará limitado a esa función. Si recibe datos para decidir sobre finalidades propias, su intervención deberá identificarse y analizarse como transferencia conforme a la Ley. La pertenencia al grupo no sustituye esta evaluación. Fundamento: artículos 2, fracciones XII y XX, 13, 35 y 36 de la Ley. No venderemos ni difundiremos sus datos. Podrán comunicarse los datos necesarios a autoridades competentes cuando exista fundamento legal y a servicios médicos o de emergencia cuando resulte necesario para su atención y proceda legalmente. Cualquier otra transferencia deberá informarse previamente en este mismo documento, identificando destinatario, finalidad y si requiere consentimiento, el cual se obtendrá antes de realizarla cuando corresponda. Fundamento: artículos 35 y 36 de la Ley.
10. Conservación y eliminación. Los datos y documentos de cada registro tendrán un plazo ordinario máximo de conservación de 180 días naturales desde el cierre de la visita o, si no se realiza, desde la cancelación o vencimiento de la cita. Para registros inconclusos sin cita, se contará desde la última interacción de registro. Fundamento: artículos 10, 12, 24 y 25 de la Ley. Si existe una cuenta reutilizable, sus datos de identificación, contacto y autenticación se conservarán por un máximo ordinario de 180 días naturales desde su último uso voluntario. El procesamiento automático, las comunicaciones de la Empresa y las consultas internas no reiniciarán ese plazo. Cada visita y documento mantendrá su propio vencimiento y no se conservará por más tiempo sólo por existir una cuenta activa. Fundamento: artículos 10 y 12 de la Ley. Las grabaciones de CCTV se conservarán por un máximo ordinario de 180 días naturales desde su captación. Los registros técnicos y evidencias de autorización tendrán el mismo límite máximo desde su generación. Fundamento: artículos 10 y 12 de la Ley. Los 180 días son un límite máximo, no una obligación de conservar toda la información durante ese tiempo. Los datos se eliminarán antes cuando dejen de ser necesarios y proceda legalmente. La eliminación comprenderá sistemas y copias bajo control del Responsable mediante procedimientos seguros. Fundamento: artículos 10, 12 y 18 de la Ley. Una obligación legal, requerimiento de autoridad, solicitud de derechos o controversia podrá justificar preservar exclusivamente la información necesaria durante el plazo correspondiente, con acceso restringido y bloqueo cuando proceda. No se permitirán usos adicionales y la información se eliminará al concluir su justificación. Fundamento: artículos 24 y 25 de la Ley.
11. Seguridad y confidencialidad. Mantendremos medidas administrativas, físicas y técnicas adecuadas al riesgo, acceso por funciones, mecanismos de autenticación y obligaciones de confidencialidad para prevenir pérdida, alteración, destrucción o tratamiento no autorizado. La confidencialidad subsistirá después de terminar las relaciones con el Responsable. Fundamento: artículos 13 y 18 a 20 de la Ley. Informaremos de inmediato las vulneraciones que afecten significativamente sus derechos patrimoniales o morales, proporcionando información útil para que pueda proteger sus derechos. Fundamento: artículo 19 de la Ley.
12. Derechos ARCO. Usted o su representante podrá acceder a sus datos y conocer su tratamiento; rectificar información incorrecta, incompleta o desactualizada; solicitar su cancelación cuando proceda; y oponerse al tratamiento en los supuestos legales. Estos derechos comprenden las imágenes de CCTV en las que resulte identificable, protegiendo los derechos de terceros. Fundamento: artículos 21 a 29 de la Ley. Presente su solicitud en el correo electrónico o domicilio del Responsable declarados al inicio. Incluya nombre, medio para recibir respuesta, derecho o petición, elementos para localizar la información y documentos que acrediten identidad y, en su caso, representación. Salvo para acceso, describa los datos objeto de la solicitud; para rectificación, indique los cambios y aporte respaldo documental. Fundamento: artículos 15, fracción V, y 27 a 30 de la Ley. Para localizar grabaciones, indique, en la medida de lo posible, fecha, horario y lugar aproximados y elementos de identificación. El Responsable contará con una persona o departamento encargado de tramitar las solicitudes, utilizando exclusivamente los contactos declarados al inicio. Fundamento: artículos 28, 29, 32 y 33 de la Ley. Cuando una solicitud permita identificar información próxima a eliminarse y resulte necesario preservarla para resolverla, se restringirá su eliminación durante el trámite en lo legalmente procedente. El acceso a CCTV podrá facilitarse mediante consulta o copia protegida, ocultando imágenes de terceros cuando corresponda. Fundamento: artículos 18, 24, 28 y 32 de la Ley. Comunicaremos la determinación dentro de veinte días hábiles desde la recepción y, si procede, la haremos efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes a la respuesta. Cada plazo podrá ampliarse una sola vez por un periodo igual con justificación. El trámite será gratuito, salvo costos legalmente permitidos, y toda negativa será motivada. Fundamento: artículos 2, fracción VIII, y 31 a 34 de la Ley.
13. Revocación y limitación de uso. Puede revocar su consentimiento o solicitar la limitación del uso o divulgación mediante un aviso enviado al correo electrónico o presentado en el domicilio del Responsable declarados al inicio. Acredite identidad o representación e indique el tratamiento que desea detener o limitar y los elementos para localizar su información. Fundamento: artículos 7 y 15, fracciones IV y V, de la Ley. Aplicaremos la verificación de identidad y, como compromiso de atención, los plazos señalados para ARCO. La revocación tendrá efectos futuros y no afectará tratamientos lícitos anteriores ni obligaciones legales de conservación. Informaremos sus efectos sobre citas pendientes, futuras captaciones y cualquier impedimento legal. Fundamento: artículos 7, 24 y 25 de la Ley.
14. Modificaciones y protección de derechos. Las modificaciones se mostrarán completas en el mismo apartado del portal y estarán disponibles en el acceso al inmueble, con fecha y versión, sin exigir consultar páginas externas. Antes de aplicar nuevas finalidades o tratamientos que requieran autorización, se informarán sus alcances y se obtendrá el consentimiento correspondiente. La publicación de cambios no lo sustituye. Fundamento: artículos 11, 14 y 15, fracción VI, de la Ley. Si considera vulnerados sus derechos, podrá promover el procedimiento de protección de derechos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno conforme a las disposiciones aplicables. Fundamento: artículos 38 a 40 de la Ley.
Usted autoriza al Responsable identificado al inicio a utilizar los datos que posteriormente proporcione para agendar y controlar su visita, verificar su identidad y documentos y comunicarse sobre ella. Los contactos adicionales y cuentas digitales son opcionales. La ubicación será puntual y las fotografías se limitarán a los documentos necesarios. El comprobante IMSS sólo se solicitará con justificación y autorización específica. El inmueble cuenta con CCTV para seguridad y control de accesos. La conexión al portal genera información técnica mínima para mostrarlo y protegerlo. El plazo ordinario máximo de conservación es de 180 días, con los momentos de inicio y excepciones legales explicados en este aviso. No utilizaremos sus datos para publicidad ni fines distintos. Puede ejercer sus derechos o retirar su consentimiento mediante el correo o domicilio del Responsable declarados al inicio. Fundamento: artículos 7, 8 y 14 de la Ley.