TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL PORTAL
Registro de citas y control de acceso de visitantes y proveedores
Empresa responsable de la operación del portal: [RAZÓN SOCIAL].
Domicilio de la empresa: [DOMICILIO COMPLETO].
Correo electrónico de contacto: [CORREO ELECTRÓNICO].
Fecha de actualización y versión: [FECHA Y VERSIÓN].
1. Objeto y alcance. Fundamento: artículos 1794 y 1796 del Código Civil Federal, cuando resulte aplicable, y artículos 2, 78 y 80 del Código de Comercio, tratándose de actos mercantiles. Estos términos regulan el uso del portal operado por la empresa identificada al inicio, en adelante, la “Empresa”, para solicitar y administrar citas, registrar visitantes y proveedores y gestionar su ingreso a las instalaciones. El portal es una herramienta de gestión de acceso. La solicitud o confirmación de una cita no constituye por sí misma un contrato de suministro, transporte, compraventa, prestación de servicios o relación laboral, ni modifica contratos existentes. Tampoco acredita la recepción o aceptación de mercancías. Estos términos corresponden exclusivamente a la empresa identificada al inicio. Su pertenencia a un grupo empresarial no implica que otras personas morales asuman obligaciones derivadas del uso del portal ni autoriza a la persona usuaria a actuar en representación de ellas.
2. Presentación y aceptación previa. Fundamento: artículos 1803 y 1834 Bis del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables, y artículos 89, 89 Bis y 93 del Código de Comercio, en materia mercantil. Estos términos se mostrarán íntegramente antes de habilitar formularios, recibir documentos, solicitar permisos de cámara o ubicación o iniciar conexiones con cuentas digitales. Su aceptación requerirá una acción afirmativa mediante una casilla sin selección previa y el mecanismo de confirmación del portal. La simple consulta del documento no implica aceptación. Antes de recabar información se mostrará también el aviso de privacidad completo en el propio portal. La aceptación de estos términos no sustituye los consentimientos específicos para datos personales, información patrimonial o financiera, datos sensibles y videovigilancia. Las autorizaciones correspondientes deberán obtenerse antes de iniciar cada tratamiento.
3. Capacidad y representación. Fundamento: artículos 1798, 1800 y 1801 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. La persona usuaria deberá contar con capacidad legal para aceptar estos términos. Si actúa en representación de otra persona o empresa, deberá tener autorización suficiente para realizar la gestión. Las visitas de menores de edad o personas que requieran representación deberán tramitarse mediante un procedimiento asistido y con las autorizaciones legalmente procedentes. Gestionar una cita en nombre de un proveedor o empleador no faculta para otorgar el consentimiento personal de otros visitantes. Cada titular o su representante legal deberá conocer el aviso y otorgar las autorizaciones que le correspondan antes de que se reciban sus datos.
4. Uso permitido y obligaciones de la persona usuaria. Fundamento: artículos 1796, 1830 y 1910 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. La persona usuaria deberá utilizar el portal de buena fe y exclusivamente para gestionar visitas legítimas. Deberá proporcionar información veraz, vigente y pertinente, revisar los datos antes de enviarlos y comunicar oportunamente errores o cambios que afecten la cita. Queda prohibido suplantar identidades; presentar documentos falsos, alterados o ajenos sin autorización; compartir folios para permitir ingresos distintos de los autorizados; introducir programas maliciosos; intentar acceder a información de terceros; eludir controles de seguridad; extraer datos sin autorización; alterar registros; automatizar solicitudes de manera que afecte el servicio; o interferir con el funcionamiento del portal.
5. Cuenta, autenticación y folios. Fundamento: artículos 89, 90 y 93 del Código de Comercio, cuando resulten aplicables. Cuando el portal utilice cuentas, códigos de verificación o folios, la persona usuaria deberá protegerlos y evitar compartirlos. Deberá informar posibles accesos indebidos mediante el correo de la empresa declarado al inicio. La empresa investigará los incidentes; la actividad de una cuenta no se atribuirá automáticamente a su titular sin valorar los elementos disponibles. El registro mediante Google u otro proveedor de identidad será opcional cuando esa función esté disponible. Antes de conectarse se informarán los datos solicitados y se obtendrá la autorización correspondiente. No se requerirán contraseñas de servicios externos ni acceso al contenido de correos, archivos o conversaciones.
6. Solicitud y confirmación de citas. Fundamento: artículos 1796 y 1851 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. Enviar una solicitud no equivale a tener una cita autorizada. El portal informará si está pendiente, confirmada, rechazada, modificada o cancelada. La disponibilidad dependerá de horarios, capacidad operativa, autorización del área receptora y cumplimiento de los requisitos aplicables. La confirmación estará sujeta a verificar la identidad, documentos y condiciones de seguridad previamente informadas. Cualquier restricción deberá responder a motivos objetivos relacionados con la visita y respetar los derechos legalmente protegidos.
7. Documentos y medios de contacto. Fundamento: artículos 5, 10 y 12 de la Ley de Datos. Los documentos solicitados deberán ser legibles y estar vigentes cuando su naturaleza lo requiera. Sólo se exigirá información necesaria para la modalidad de ingreso. Los documentos vehiculares corresponderán a quienes ingresen con vehículo y la licencia a quienes lo conduzcan. Se permitirá ocultar información innecesaria conforme al aviso de privacidad. El portal identificará el medio de contacto indispensable. Podrán proporcionarse, según corresponda, teléfono celular, teléfono fijo y extensión, correo electrónico, domicilio, identificadores de mensajería, perfiles de redes sociales o identificadores de cuentas digitales. Los medios adicionales serán opcionales y sólo se utilizarán para las finalidades informadas. No proporcionarlos no impedirá tramitar la visita cuando exista un medio suficiente.
8. Cámara, ubicación e información sensible. Fundamento: artículos 7, 12, 14 y 16 de la Ley de Datos. Las funciones de cámara y ubicación se habilitarán después de obtener las autorizaciones correspondientes. La cámara del dispositivo se utilizará para las fotografías documentales requeridas y la ubicación se capturará de forma puntual. No se realizará seguimiento continuo de recorridos ni acceso permanente a la cámara. La entrega del comprobante de vigencia de derechos del IMSS sólo se habilitará cuando su solicitud esté justificada y después de formalizar el consentimiento expreso y por escrito previsto en el aviso. La aceptación de estos términos no autoriza por sí misma el tratamiento de datos sensibles. Si una captura indispensable no puede realizarse, la persona usuaria podrá solicitar la evaluación de una alternativa mediante el correo declarado al inicio. No se exigirá información excesiva ni se considerará la falta de afiliación al IMSS como falta de aptitud para la visita.
9. Ingreso y permanencia en las instalaciones. Fundamento: artículos 1796 y 1910 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. Al acudir, la persona visitante deberá identificarse, presentar el folio cuando corresponda y cumplir las instrucciones de acceso y seguridad previamente informadas. Deberá permanecer en las áreas autorizadas, respetar horarios, señalización y medidas de emergencia y utilizar el equipo de protección requerido para las actividades o zonas de la visita. La empresa podrá verificar los documentos originales necesarios y suspender o negar un acceso ante inconsistencias relevantes, documentos inválidos, riesgos concretos de seguridad o incumplimiento de requisitos informados. Cuando sea posible, indicará la causa y la forma de corregirla. No se aplicarán restricciones discriminatorias.
10. Proveedores, vehículos y mercancías. Fundamento: artículos 1796 y 1851 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables, y artículo 78 del Código de Comercio, en materia mercantil. Los proveedores deberán registrar correctamente los datos de la entrega o recolección, conductor y vehículo y respetar las instrucciones de circulación, estacionamiento, carga y descarga. La cita no sustituye órdenes de compra, documentos de transporte, permisos ni autorizaciones exigibles. El folio, registro de entrada o permanencia del vehículo no acredita aceptación de cantidades, calidad o condiciones de las mercancías ni implica recepción a satisfacción. Esas circunstancias se documentarán mediante los procedimientos y comprobantes correspondientes.
11. Videovigilancia. Fundamento: artículos 7, 12, 14, 16, 18 y 20 de la Ley de Datos. El inmueble cuenta con CCTV en accesos y zonas comunes, operativas y de circulación. La información y autorización sobre captación de imágenes se incluyen en el aviso de privacidad y deberán atenderse antes de ingresar al campo de visión de las cámaras, incluso para visitantes sin registro previo. Estos términos no sustituyen dicha autorización. La videovigilancia se limitará al control de accesos, protección de personas y bienes y atención de incidentes relacionados con la visita. No comprenderá grabación de audio, reconocimiento facial, difusión pública ni cámaras en sanitarios, vestidores o espacios destinados a la intimidad.
12. Modificaciones, cancelaciones y falta de asistencia. Fundamento: artículos 1796 y 1797 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. La persona usuaria podrá solicitar cambios o cancelaciones mediante las funciones disponibles o el correo de la empresa declarado al inicio. Los cambios estarán sujetos a disponibilidad y confirmación. Si no puede asistir, deberá comunicarlo oportunamente. La empresa podrá reprogramar o cancelar por contingencias, emergencias, cierre de instalaciones, indisponibilidad del área receptora o razones justificadas de seguridad. Lo comunicará oportunamente cuando las circunstancias lo permitan. No se generarán penalizaciones económicas por estos términos sin una base contractual independiente y legalmente válida.
13. Disponibilidad y atención de incidencias. Fundamento: artículos 1796 y 2111 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. El portal puede presentar interrupciones por mantenimiento, fallas de conexión, servicios externos o contingencias. La empresa adoptará medidas razonables para restablecerlo e informará las afectaciones relevantes cuando sea posible. Si una falla impide gestionar la cita, podrá solicitar asistencia mediante el correo declarado al inicio. Las fallas técnicas no exoneran automáticamente a la empresa ni a la persona usuaria. Las responsabilidades se determinarán según la causa, el daño acreditado y la legislación aplicable.
14. Restricción del uso del portal. Fundamento: artículos 1796, 1797 y 1910 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. La empresa podrá restringir temporalmente una cuenta o registro ante indicios razonables de suplantación, documentos falsos, accesos indebidos, ataques informáticos o incumplimientos que comprometan la seguridad. La medida será proporcional y se comunicará su causa cuando ello no comprometa una investigación o una obligación legal. La persona afectada podrá solicitar revisión mediante el correo declarado al inicio. La restricción no extingue derechos sobre sus datos ni impide presentar aclaraciones o reclamaciones.
15. Privacidad y conservación. Fundamento: artículos 7, 8 y 14 a 16 de la Ley de Datos. El tratamiento de datos se regirá por el aviso de privacidad íntegro presentado en el propio portal. Ambos documentos estarán disponibles sin exigir consultar páginas externas. Para derechos ARCO, revocación y limitación de uso se utilizarán exclusivamente el correo y domicilio de la empresa declarados al inicio, conforme al procedimiento del aviso. Los datos y documentos tendrán un plazo ordinario máximo de conservación de 180 días naturales desde el cierre de la visita, cancelación o vencimiento de la cita; para registros inconclusos sin cita, desde la última interacción de registro. Las grabaciones de CCTV se conservarán por un máximo ordinario de 180 días desde su captación. Cada registro tendrá su propio plazo, que no se reiniciará por visitas posteriores. Procederá la eliminación anticipada cuando los datos dejen de ser necesarios, salvo conservación legal justificada. Ante una obligación legal, requerimiento de autoridad o controversia, sólo se preservará la información necesaria durante el plazo correspondiente, con acceso restringido y bloqueo cuando proceda, conforme al aviso de privacidad.
16. Responsabilidad y accidentes. Fundamento: artículos 1910, 1913, 2106, 2110 y 2117 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. Cada parte responderá por sus actos y omisiones conforme a la ley y a las circunstancias acreditadas. Estos términos no implican renuncia a reclamar por accidentes, lesiones, daños, incumplimientos o tratamiento ilícito de datos, ni liberan de responsabilidades legalmente exigibles. La entrega de un comprobante IMSS o póliza no garantiza cobertura, aceptación de un siniestro ni sustituye las obligaciones legales de prevención, auxilio o reparación. Ante una emergencia deberán seguirse las instrucciones de seguridad y solicitarse los servicios correspondientes.
17. Propiedad intelectual y autorización limitada de uso. Fundamento: artículos 13, 24, 27, 101, 102 y 106 de la Ley Federal del Derecho de Autor. Los programas, código, diseños, textos, fotografías, elementos gráficos y demás contenidos protegidos del portal pertenecen a la empresa o a sus respectivos titulares, según corresponda. El acceso no transmite su propiedad ni concede derechos distintos de los necesarios para utilizar las funciones del portal conforme a estos términos. La persona usuaria recibe autorización limitada, no exclusiva e intransferible para consultar el portal, gestionar sus visitas y descargar los comprobantes que éste permita obtener. Salvo autorización del titular o excepción legal aplicable, queda prohibido reproducir, distribuir, comercializar, modificar o explotar sus contenidos o programas; retirar avisos de titularidad; o utilizar sus elementos para crear portales falsos, aparentar representación de la empresa o inducir a terceros a error. La entrega de documentos o información no implica cesión de derechos de propiedad intelectual a la empresa. Únicamente permite su tratamiento para las finalidades y durante los plazos establecidos en el aviso de privacidad. La persona usuaria deberá contar con autorización suficiente para proporcionar documentos o contenidos de terceros.
18. Responsabilidad civil por uso indebido. Fundamento: artículos 1796, 1910, 2104 y 2108 a 2110 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables, y disposiciones correlativas de la legislación civil competente. La persona usuaria responderá por los daños y perjuicios que cause mediante actos ilícitos o incumplimientos que le sean atribuibles en el uso del portal. Podrán comprender, cuando se acrediten y sean legalmente procedentes, afectaciones por suplantación, documentos falsos, acceso no autorizado, extracción de información, introducción de programas maliciosos, alteración de registros o interrupción deliberada del servicio. La reclamación requerirá acreditar la conducta atribuible, el daño o perjuicio y su relación causal. Podrán reclamarse los gastos necesarios y razonables de investigación técnica, contención, recuperación de información y restablecimiento del servicio que deriven directamente de la conducta, en la medida en que legalmente procedan. No se impondrán indemnizaciones automáticas ni cargos determinados unilateralmente sin sustento. Esta responsabilidad no libera a la empresa de sus obligaciones de seguridad, prevención y protección de datos ni traslada a la persona usuaria daños atribuibles a la empresa. La responsabilidad de cada participante se determinará conforme a su intervención y a la legislación aplicable.
19. Veracidad de la información y consecuencias de su falsedad. Fundamento: artículo 1796 del Código Civil Federal, cuando resulte aplicable, y artículos 6 y 10 de la Ley de Datos. La persona usuaria deberá proporcionar información que, a su conocimiento, sea auténtica, correcta y vigente, y comunicar los errores que detecte. No deberá alterar documentos, atribuirse identidades o representaciones que no le correspondan, simular autorizaciones ni declarar como vigentes documentos vencidos. Los errores involuntarios o inconsistencias subsanables podrán corregirse antes de concluir la validación. Cuando una discrepancia impida verificar la identidad o las condiciones de ingreso, la empresa podrá suspender la gestión o el acceso mientras se aclara. Si existen indicios razonables de falsedad intencional, podrá cancelar el registro o restringir el uso del portal de forma proporcional, informando la causa cuando legalmente sea posible y permitiendo solicitar revisión mediante el correo declarado al inicio. Proporcionar información falsa podrá generar responsabilidad civil cuando cause daños o perjuicios acreditados. La cancelación de una cita o restricción del portal no constituye por sí misma una declaración de responsabilidad ni autoriza penalizaciones económicas automáticas. La falsificación, alteración o utilización consciente de documentos falsos podrá tener consecuencias penales si reúne los elementos del delito correspondiente. La empresa podrá poner los hechos en conocimiento de la autoridad competente.
20. Modificaciones de los términos. Fundamento: artículos 1796, 1797 y 1803 del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables. Las modificaciones se mostrarán completas en el mismo portal, con fecha y versión. Los cambios sustanciales requerirán nueva aceptación antes de aplicarse al uso posterior. No tendrán efectos retroactivos ni modificarán por sí mismos contratos independientes o autorizaciones de datos personales.
21. Legislación y controversias. Fundamento: artículo 1 del Código Civil Federal y artículos 1 y 2 del Código de Comercio. Se aplicará la legislación mexicana que corresponda a la naturaleza del acto, incluyendo la normativa civil local o federal, mercantil, de propiedad intelectual y de protección de datos, según proceda. Las aclaraciones podrán presentarse mediante el correo o domicilio de la empresa declarados al inicio. Esto no será requisito para acudir a autoridades competentes ni limitará el acceso a la justicia. Las controversias se someterán a las autoridades y tribunales competentes conforme a la ley.
22. Aceptación electrónica. Fundamento: artículos 1803 y 1834 Bis del Código Civil Federal, cuando resulten aplicables, y artículos 89, 89 Bis y 93 del Código de Comercio, en materia mercantil. Al confirmar la aceptación, el portal generará evidencia de la acción afirmativa, fecha, hora y versión aceptada mediante mecanismos que permitan acreditar su integridad y atribución. Esta formalización precederá a la habilitación de los formularios y capturas correspondientes. La evidencia se conservará conforme al aviso de privacidad y a las obligaciones legales aplicables.
Explicación general resumida. Fundamento: artículo 1796 del Código Civil Federal, cuando resulte aplicable. Al aceptar, se compromete a usar el portal correctamente, proporcionar información y documentos auténticos, proteger sus accesos y respetar la propiedad intelectual y las reglas de seguridad. La cita requiere confirmación y validación de ingreso. El inmueble cuenta con CCTV y las autorizaciones de datos personales se encuentran en el aviso de privacidad. El uso ilícito o la falsedad intencional pueden ocasionar restricciones de acceso y responsabilidades civiles o penales cuando legalmente procedan. Puede solicitar asistencia, cambios o aclaraciones mediante el correo o domicilio de la empresa declarados al inicio. La aceptación no implica renunciar a sus derechos ni liberar a la empresa de sus responsabilidades legales.